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O profissional de secretaria tem um relevante papel no gerenciamento da informação na organização que atua, isso porque, auxilia na produção, organização, seleção, filtragem e fornecimento de informações em de vários meios existentes. Um desses meios é denominado de documento (fotos, folders, cartas, receitas médicas, planilhas entre outros). Os documentos têm as seguintes utilidades, EXCETO:
Repassar informações distorcidas aos clientes.
Promover ou divulgar produtos e serviços para os clientes.
Registrar o que uma instituição faz e como o seu trabalho é organizado.
Comprovar serviços, acordos, fatos e realizações.
Orientar os funcionários no exercício de suas funções.