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Em textos de redação técnica, de modo a manter a coerência e a estruturação textual, bem como a fidelidade ao gênero textual a que se propõe escrever, é imprescindível que aquele que os redige tenha ciência quanto às especificidades de cada documento. Um exemplo é a ata de reunião formal, conhecida por conter cinco partes, a saber:
Timbre da instituição, vocativo, epígrafe ou ementa, corpo do texto e despedida.
Abertura, legalidade, expediente registro informativo, ordem do dia e encerramento/desfecho.
Abertura, identificação do remetente, identificação do destinatário, corpo do texto e timbre da instituição.
Ordem do dia, identificação do outorgante, identificação do outorgado, tipo e extensão dos poderes conferidos e assinatura do outorgante.