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A gestão de documentos iniciou a partir da necessidade das instituições em gerenciar a informação não sistematizada, com o intuito de facilitar o acesso ao conhecimento. Nesse contexto, sobre a preservação e/ou descarte dos arquivos, podemos afirmar que:
O descarte documental pode ocorre a qualquer tempo, sem autorização da responsável arquivística competente.
A preservação de documentos não deve ser confundida com acumulação indiscriminada, pois todos os documentos possuem valor permanente.
Não há responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, para aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
A preservação documental assegura integridade física e informacional dos documentos para o acesso no decorrer do tempo.
O descarte de documentação sem autorização é considerado regular e pode gerar responsabilidade administrativa.