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Organizar eventos é apenas uma das funções do secretário executivo. Espera-se, portanto, que ele tenha pleno domínio das fases do processo de planejamento e organização de qualquer evento. As fases de um evento constituem-se em:
Preparação da captação, captação e pós-captação.
Elaboração do projeto, execução do projeto e avaliação do projeto.
Definição do evento, elaboração do check list e do cronograma.
Pré-evento, transevento e pós-evento.
Previsão financeira, organização e controle e merchandising.