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O secretário é um agente facilitador em todos os preparativos de uma viagem a trabalho. Visando proporcionar ao executivo uma estadia tranquila, é de extrema importância a elaboração de um roteiro eficaz. Nesse sentido, em uma viagem de trabalho ao exterior, cabe ao secretário a responsabilidade de preparar:
Check-list com dados da reunião a ser realizada, exceto os telefones.
Maleta com documentos da empresa e a mala do executivo com roupas compatíveis ao clima local.
Pasta com informações da cidade destino, contendo mapas, opções de restaurantes, locadoras de veículo e serviço de táxi.
Reserva de passagens, passeios e hotel para a família do executivo.