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Para atender bem, o secretário executivo deve observar...
As questões de 11 a 38 desta prova baseiam-se em fragmentos textuais adaptados do artigo “Secretário executivo: o que você pode fazer de valioso para ser cobiçado pelo mercado de trabalho?”, escrito por Cláudia Brunelli Rêgo, secretária executiva e professora.
FRAGMENTO 3 – Questões 24 e 25
BOM ATENDIMENTO E RECEPÇÃO
Na era da competitividade, o atendimento é o diferencial. Atender bem às pessoas não é simplesmente recepcioná-las dentro da organização, ser cordial ao telefone ou responder de imediato a um e-mail. Atender bem às pessoas é também poder antecipar-se às suas necessidades. Na condição de assessor e intermediador entre o poder de decisão e o contexto interno e externo à organização, o secretário executivo deve colocar-se no lugar das pessoas que ali estão e tentar solucionar seus problemas . Para tanto, seguem algumas regras básicas:
• respeite as pessoas: é importante termos sempre em mente que o outro, assim como nós, tem muitas qualidades e defeitos, que cada um de nós possui sentimentos e que nos guiamos por escala de valores diferentes, por isso trate o outro como você gostaria de ser tratado;
• demonstre interesse: por mais diferentes que possamos ser, queremos que se interessem por nós e por nossos problemas;
• ouça com atenção: as pessoas precisam de tempo para falar sobre si mesmas, seus interesses e problemas. Portanto, precisamos ouvir com atenção, interesse e respeito (...)
Disponível em: <http://www.artigos.com/artigos/humanas/educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazerde-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012. [Adaptado]
Para atender bem, o secretário executivo deve observar alguns procedimentos importantes, tais como:
A
dedicar atenção ao pleito do interlocutor; fazer anotações pontuais; encaminhá -lo a outro profissional, mesmo que o problema não seja propriamente da alçada desse profissional.
B
ouvir o interlocutor; aconselhá-lo a compreender o problema em pauta por outro ângulo; orientá-lo a voltar em outra ocasião, quando tiver consciência das possibilidades de solução para o problema.
C
demonstrar respeito pelo interlocutor; interessar-se por resolver o problema exposto ou, se for o caso, encaminhá-lo para a análise de algum especialista; garantir-lhe uma solução plenamente satisfatória.
D
respeitar o interlocutor; buscar entender o problema que ele expõe; encaminhá-lo para uma solução ou para algum profissional que possa ajudá-lo a encontrar uma solução.