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Em um sistema de gestão arquivística de documentos digitais, os metadados podem desempenhar diferentes funções, como descrever o conteúdo dos documentos, registrar informações de gestão, apoiar sua preservação ou indicar a forma como seus componentes se relacionam.
Nesse contexto, os metadados estruturais são aqueles que
descrevem o assunto, o produtor, a data, o título e outros elementos utilizados para identificação e recuperação intelectual do documento.
registram informações sobre permissões de acesso, prazos de guarda, regras de uso, tramitação e responsabilidades administrativas associadas ao documento.
correspondem às unidades elementares de informação registradas em um sistema, ainda sem organização contextual suficiente para produzir significado arquivístico, como valores isolados em campos, códigos, datas ou caracteres.
documentam ações voltadas à preservação digital, como migração de formato, verificação de integridade, fixidade, obsolescência tecnológica e eventos de preservação.
indicam a organização interna do documento digital e as relações entre seus componentes, como páginas, capítulos, anexos, versões, arquivos vinculados ou partes que compõem um objeto digital.