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Em relação à gestão de arquivos e recebimento e transmissão de informações, todas as afirmações abaixo estão corretas, EXCETO:
A
A gestão de arquivos possibilita a preservação adequada de documentos e arquivos importantes.
B
A gestão de arquivos proporciona a otimização do processo de busca por informações dentro de uma organização.
C
A gestão de arquivos possibilita a redução do acúmulo desnecessário de dados digitais e também de papel.
D
Rotinas de recebimento e transmissão de informações representam um processo importante em organizações de grande porte, mas não são relevantes em instituições públicas ou pequenas empresas.
Em arquivologia, as cópias de segurança de arquivos são necessárias para:
A
Evitar o acesso de pessoas não autorizadas a determinados documentos e impedir sua divulgação.
B
Eludir a manutenção da informação por um período de tempo, visando a segurança de pessoas ou fatos.
C
Manter a confidencialidade da informação original e evitar a conferência da sua integridade e da autenticidade.
D
Impossibilitar a recuperação posterior de qualquer informação confidencial contida em documentos eliminados.
E
Recuperar informações em caso de perda, devido a sinistros, falhas no sistema, contingência ou quebra de segurança.
O plano de destinação de documentos é elaborado com o intuito de definir o método de destruição do documento.
C
Certo
E
Errado
A implementação de programas de gestão de documentos pode ser constatada verificando-se se o órgão aplica planos ou códigos de classificação e tabelas de temporalidade e possui política arquivística institucional.
C
Certo
E
Errado
A gestão de documentos é o caminho para que os órgãos e entidades tenham suas demandas internas e externas atendidas, além de possibilitar ao cidadão o acesso às informações de seu interesse.
Fonte: Gestão de Documentos: curso de capacitação. Arquivo Nacional.
NÃO é uma das características que diferenciam os documentos de arquivo dos demais:
A
Organicidade: os documentos de arquivo são produzidos e acumulados em razão das funções e atividades desenvolvidas pelo órgão ou entidade, o que os contextualiza no conjunto a que pertencem; assim, os documentos de arquivo se caracterizam pelas relações orgânicas que mantêm entre si.
B
Unicidade: o documento de arquivo é único no conjunto documental de que faz parte, porque o conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é sempre único; podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar.
C
Autenticidade: o documento de arquivo é autêntico quando é o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, sendo livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.
D
Multiplicidade: um documento de arquivo pode advir de múltiplos contextos, de diversos órgãos da administração e se referir a múltiplos assuntos dentro de uma organização/instituição.
E
Confiabilidade: o documento de arquivo é confiável quando tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta.
“(...)a gestão cobre o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária” (JARDIM, 1985). Sobre o desenvolvimento da gestão de documentos, assinale a alternativa correta.
A
A gestão documental desenvolveu-se tardiamente na América do Norte: “resultado das demandas de administrações públicas como os EUA e o México”.
B
O desenvolvimento do conceito de Gestão de Documentos no continente americano teve um ritmo mais lento, se comparado ao dos países da Europa.
C
Desenvolveu-se especificamente no Reino Unido, onde a experiência da gestão de documentos recebeu denominação de Record Management, e, daí, se espalhou para o restante da Europa.
D
Na Europa, “[...] a tradição arquivística desenvolveu-se, sobretudo, a partir da característica dos arquivos como fonte de pesquisa retrospectiva”.
Pode-se dizer que é por ele que se inicia o fluxo de entrada de várias informações documentadas. O Protocolo consiste em um sistema de apoio____________, o qual contempla o controle de produção, desde__________, o registro, a classificação e _________de documentos ________.
Os termos que completam corretamente o conceito acima são, respectivamente:
A
administrativo/contestação/tramitação/em curso.
B
político/entrega/negociação/recebidos.
C
ao controle a prefeitura/admissão/transação/recebidos.
D
à gestão documental/a recepção/tramitação/produzidos e/ou recebidos.
E
de planejamento/entrega/transação/em curso.
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que segue, marcando a opção CORRETA.
A
A tramitação dos documentos é o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.
B
A utilização de sistemas de protocolos informatizados torna dispensável o uso dos controles de tramitação dos documentos.
C
A existência de controles paralelos de tramitação de documentos contribui para agilizar a localização da documentação.
D
O protocolo é o setor responsável pela tramitação dos documentos e tomada decisões sobre as demandas contidas neles.
E
Os documentos, independente se particulares e/ou sigilosos devem ser abertos pelo protocolo, para fazer o registro do assunto e a tramitação.
O termo “Gestão do conhecimento” abrange uma gama de ideias, definições, conceitos, modelos e ferramentas para gerir estrategicamente o conhecimento das organizações.
C
Certo
E
Errado
Os programas de documentos vitais estão contemplados na fase denominada destinação constante do programa de gestão de documentos.
C
Certo
E
Errado
A gestão de documentos de arquivo abrange a organização dos arquivos permanentes.
C
Certo
E
Errado
Juliana, estudante de arquivologia da Universidade XPTO estava em debate com seu namorado Cláudio sobre determinados conceitos em arquivologia. Juliana dizia que o conjunto de operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso. à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e intermediária é conhecido por gestão de documentos. Cláudio, por outro lado, dizia que na verdade o conceito trazido por Juliana era conhecido como destruição de documentos. Sobre o tema, assinale a alternativa correta:
A
Ambos têm razão.
B
Cláudio tem razão.
C
Cláudio está parcialmente correto. mas Juliana está totalmente equivocada.
D
Ambos estão totalmente equivocados.
E
Juliana tem razão.
O sistema informatizado de gestão arquivística de documentos tem como requisitos obrigatórios incluir o plano de classificação do órgão e ser compatível com ele.
C
Certo
E
Errado
Processos de documentação ou gestão de documentos trabalham práticas e políticas organizacionais que possibilitam o controle e monitoramento do armazenamento de documentos nas empresas, sejam elas públicas ou privadas. Todas as alternativas abaixo trazem benefícios da documentação e gestão de documentos, EXCETO:
A
Criação de um sistema de identificação organizado
B
Padronização no arquivamento de documentos
C
Aumento da velocidade na consulta de documentos
D
Aumento da duplicidade de documentos e arquivos
A avaliação de documentos destaca o tratamento de documentos de caráter permanente, sendo, por isso, elemento dispensável em um programa de gestão de documentos.
C
Certo
E
Errado
Na gestão de documentos da atividade-meio da Administração Pública federal, o código “000” refere-se à classe “administração geral”. Assim, a subclasse “030” está relacionada a:
A
pessoal
B
material
C
patrimônio
D
comunicações
No contexto do trabalho da gestão de documentos e arquivos, analise as afirmativas a seguir.
I. O trabalho nos arquivos deve ser desenvolvido com uma visão ampla das técnicas e métodos disponíveis, e os profissionais devem estar preparados tecnicamente para utilizar todos os meios efetivos para se obter, rapidamente, informações confiáveis, precisas e completas.
II. Ao profissional do arquivo cabe a obrigação de conservar, administrar e difundir informações, independentemente de suas características físicas ou formato no qual se encontrem.
III. A relação própria de documentos a serem excluídos em uma única operação e que necessita ser aprovada pela autoridade competente é denominada lista de eliminação.
Está(ão) correta(s) a(s) afirmativa(s)
A
II, apenas.
B
I e III, apenas.
C
I, apenas.
D
I, II e III.
Todas as alternativas abaixo trazem benefícios de um programa de gestão de documentos, com EXCEÇÃO de:
A
Obtenção de um sistema de identificação de documentos físicos e digitais.
B
Padronização dos métodos de arquivamento de documentos físicos e digitais.
C
Maior agilidade nas consultas aos documentos físicos e digitais.
D
Maior duplicidade de documentos físicos e digitais.
Assegurar a produção, utilização e destinação final dos documentos; garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária; contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, por seu valor probatório, científico e histórico; assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou acadêmico, representam os objetivos da
A
organização dos arquivos.
B
gestão de documentos.
C
tecnologia da informação.
D
organização do trabalho.
E
economia de suprimentos físicos.
De acordo com Gestão e Preservação de Documentos Digitais, analisar a sentença abaixo:
Nos documentos digitais, a preservação não se resume ao armazenamento em condições ideais; é necessária a transferência periódica para outros suportes, a fim de garantir o acesso contínuo ou a conversão para outros formatos e sistemas computacionais (1ª parte). Os metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso dos documentos digitais; descrevem como a informação foi registrada e identificam o documento (2ª parte). Nos documentos digitais, o conteúdo está acessível à compreensão humana diretamente, pois os símbolos não precisam ser decodificados, ou seja, independe de uma máquina e um programa complexo (3ª parte).
A sentença está:
A
Totalmente correta.
B
Correta somente em suas 1ª e 2ª partes.
C
Correta somente em suas 1ª e 3ª partes.
D
Correta somente em suas 2ª e 3ª partes.
E
Totalmente incorreta.
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