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A gestão do patrimônio e equipamentos em unidades de saúde é vital para a segurança e continuidade operacional. Analise as afirmativas a seguir:
I. A manutenção preventiva de equipamentos eletromédicos deve ser realizada em intervalos regulares para minimizar falhas imprevistas e garantir a precisão das medidas diagnósticas e terapêuticas.
II. O inventário de patrimônio deve conter a identificação por número de tombamento de todos os bens permanentes da unidade, facilitando o controle de movimentação e baixas patrimoniais.
III. A responsabilidade pela conservação e uso adequado dos equipamentos médicos é restrita aos técnicos de manutenção, não cabendo aos profissionais assistenciais o cuidado diário com os itens.
Está correto o que se afirma em:
A
I e III apenas.
B
II e III apenas.
C
I e II apenas.
D
I apenas.
E
I, II e III.
Na gestão de documentos, o ciclo vital é a sucessão de fases por que passam os arquivos na instituição. O arquivo ______________ é o conjunto de documentos de uso e consulta frequente. O arquivo _____________ guarda documentos que aguardam destinação final, enquanto o arquivo _________________ preserva documentos em caráter definitivo por seu valor histórico.
Preenche, CORRETA e respectivamente, as lacunas:
A
corrente - intermediário - permanente.
B
permanente - inativo - corrente.
C
central - morto - intermediário.
D
corrente - morto - histórico.
E
setorial - central - inativo.
A respeito da gestão de documentos e informações, avaliar se as afirmativas são certas (C) ou erradas (E) e assinalar a sequência correspondente.
( ) Pelo princípio da proveniência, os documentos devem ser organizados segundo o órgão ou entidade que os produziu, ainda que isso possa dificultar a classificação temática por assunto.
( ) A transferência de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário implica reconhecimento de que tais documentos perderam completamente seu valor administrativo, restando apenas eventual valor histórico.
( ) A eliminação de documentos públicos ocorre por decisão do gestor responsável pela unidade administrativa, independentemente de estarem sendo utilizados ou não.
A
C - C - E.
B
E - E - C.
C
C - E - E.
D
E - C - C.
Em uma unidade administrativa responsável pela gestão documental de processos licitatórios, o agente de licitações realizou treinamento com novos servidores sobre classificação, tramitação e arquivamento de documentos, destacando a importância da correta compreensão conceitual dessas etapas para garantir rastreabilidade, controle e transparência dos processos administrativos. Durante a capacitação, foram apresentados conceitos básicos relacionados às atividades de gestão documental, com o objetivo de evitar falhas na organização e no fluxo das informações. Ao final, o agente solicitou que os participantes associassem corretamente cada conceito à sua respectiva definição, com base nas práticas adotadas na Administração Pública. Relacione os conceitos às suas definições:
Coluna I - Conceitos
1.Classificação documental.
2.Arquivamento.
3.Tramitação documental.
Coluna II - Definições
( )Procedimento de ordenação dos documentos de acordo com critérios previamente definidos.
( )Movimentação dos documentos entre setores durante sua análise e processamento.
( )Acondicionamento e guarda dos documentos em local apropriado para preservação.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo:
A
1, 3, 2.
B
3, 2, 1.
C
2, 1, 3.
D
1, 2, 3.
A secretaria de uma escola pública estadual, ao ser incorporada a um projeto-piloto de modernização administrativa, passou a adotar um sistema integrado de registro e comunicação interna. Com a implantação, a equipe gestora observou que, embora o volume de demandas atendidas tivesse aumentado, surgiram tensões operacionais: parte dos servidores passou a compartilhar diretamente com docentes informações de alunos sem autorização prévia da direção, alegando agilidade no atendimento pedagógico; algumas solicitações de responsáveis foram respondidas por aplicativo de mensagens sem registro formal, com o argumento de que a demanda era simples e urgente; e o setor de coordenação pedagógica passou a alimentar diretamente o sistema com dados de frequência, sem passar pela conferência da secretaria, sob a justificativa de redução de etapas. A direção reconheceu os ganhos de agilidade, mas considerou necessário revisar os procedimentos para evitar comprometimento da integridade institucional dos registros.
Com base nos princípios que orientam a gestão documental e a comunicação administrativa na secretaria escolar, assinale a alternativa correta:
A
A integridade dos registros institucionais e a confiabilidade das informações acadêmicas dependem de fluxos formalizados que definam competências, canais de comunicação e instâncias de conferência, de modo que a agilidade operacional não seja obtida à custa do controle sobre a produção e a circulação dos dados escolares.
B
A agilidade no atendimento às demandas pedagógicas justifica a flexibilização pontual dos fluxos formais de comunicação, desde que os servidores envolvidos detenham conhecimento técnico suficiente para avaliar quais informações podem ser compartilhadas sem comprometer a regularidade institucional dos registros.
C
O uso de canais não institucionais para o atendimento de demandas administrativas configura irregularidade apenas quando envolve dados sensíveis de alunos, sendo admissível para solicitações de natureza informativa ou de baixa complexidade, desde que o resultado do atendimento seja posteriormente registrado nos sistemas oficiais da escola.
D
A inserção direta de dados pelos setores usuários da informação, como a coordenação pedagógica, representa avanço compatível com os princípios de gestão participativa, pois elimina etapas intermediárias e distribui a responsabilidade pelo registro entre os agentes que detêm conhecimento direto sobre os fatos registrados.
O ciclo vital dos documentos são as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo. A fase que implica decidir quais documentos devem ser conservados como testemunho do passado, quais devem ser eliminados e por quanto tempo devem ser mantidos por razões administrativas, legais ou fiscais é a
A
utilização.
B
destinação.
C
produção.
D
implantação.
Na gestão documental da Administração Pública, os documentos percorrem diferentes etapas ao longo de seu ciclo de vida. Em determinado momento, alguns registros deixam de ser utilizados com frequência nas rotinas administrativas, mas ainda precisam ser preservados por razões legais, fiscais ou administrativas, permanecendo armazenados em unidades de arquivo até que seja definida sua eliminação ou guarda permanente.
Com base nos conceitos de gestão documental, assinale a alternativa que indica corretamente a fase do ciclo de vida documental descrita acima.
A
Fase corrente.
B
Fase permanente.
C
Fase intermediária.
D
Fase classificatória.
E
Fase protocolar.
O chefe de departamento de um órgão público manipula, em sua estação de trabalho, diversos documentos em elaboração, como minutas, rascunho e versão preliminares, além de outros de frequente consulta para suporte à sua tarefa. Esses documentos são considerados documentos pertencentes ao tipo de arquivo intitulado:
A
corrente
B
semiativo
C
permanente
D
intermediário
Durante um mutirão de diagnóstico arquivístico em determinada Câmara Municipal de um município do Estado de Mato Grosso, a equipe de agentes administrativos localizou o livro original contendo as Atas de Posse dos primeiros vereadores do município e o texto autógrafo da primeira Lei Orgânica Municipal, datados da década de 1960. Consultada a Tabela de Temporalidade, constatou-se que todos os prazos de validade administrativa, legal e fiscal já expiraram há décadas.
Diante do Ciclo Vital dos Documentos, qual é a qualificação arquivística correta para esse conjunto documental e a conduta a ser adotada pelo órgão dentre as alternativas abaixo:
A
Os documentos pertencem à 3ª Idade (Arquivo Permanente); possuem valor secundário, devendo ser preservados em caráter definitivo, sendo inelimináveis.
B
Os documentos pertencem à 2ª Idade (Arquivo Intermediário); por não terem mais valor fiscal, devem aguardar a comissão de avaliação autorizar a trituração.
C
Os documentos pertencem à 1ª Idade (Arquivo Corrente); por serem leis e atas, devem permanecer obrigatoriamente na mesa de atendimento do plenário para consulta diária dos cidadãos.
D
Os documentos perderam seu valor primário e secundário; logo, devem sofrer o processo de eliminação mediante incineração para liberar espaço nas estantes.
E
Os documentos são considerados intermediários de guarda temporária, devendo ser recolhidos ao arquivo público estadual para doação a instituições privadas.
No que se refere a gestão de documentos, julgue o seguinte item.
A guarda permanente é recomendada para todos os tipos de documentos.
C
Certo
E
Errado
Um assistente administrativo atua no setor de protocolo e arquivo de um órgão municipal e identifica grande quantidade de processos administrativos encerrados, mas ainda sujeitos a eventuais consultas e revisões internas. Esses documentos não são mais utilizados rotineiramente pelas unidades administrativas, porém, possuem valor administrativo. A chefia questiona, então, qual providência deve ser adotada. Considerando os princípios da gestão documental, o ciclo de vida dos documentos e a racionalização do espaço físico, a medida tecnicamente correta a ser aplicada deve ser:
A
eliminar os documentos, em razão do encerramento do processo
B
transferir os documentos ao arquivo intermediário
C
encaminhar diretamente ao arquivo permanente
D
digitalizar e descartar os originais físicos
Na Secretária Municipal de Educação de Porto dos Gaúchos, o assistente administrativo responsável pelo arquivo precisa orientar servidores sobre a correta transferência de documentos entre fases do ciclo de vida documental. Considerando a teoria arquivística, os documentos devem ser transferidos do arquivo corrente para o intermediário quando:
A
cessam o uso frequente, mantendo valor administrativo ou legal
B
são considerados de valor histórico permanente
C
perdem totalmente seu valor informativo
D
são digitalizados integralmente
O conjunto arquivístico deve refletir apenas as atividades-meio do órgão gerador dos documentos.
C
Certo
E
Errado
Sobre o ciclo vital dos documentos arquivísticos, é CORRETO afirmar que:
A
o ciclo vital compreende as fases corrente, intermediária e permanente, nas quais os documentos são avaliados e direcionados conforme seu valor administrativo, legal, fiscal ou histórico.
B
os documentos permanecem indefinidamente na fase corrente, pois somente podem ser transferidos após 50 anos da produção.
C
na fase intermediária, os documentos são imediatamente eliminados, pois já perderam todo seu valor administrativo e legal.
D
a fase permanente é destinada exclusivamente a documentos sigilosos que ainda aguardam prazos de restrição.
E
o ciclo vital arquivístico determina que documentos sejam organizados apenas por data, sem considerar valor administrativo, fiscal ou histórico.
De acordo com os princípios da classificação de documentos arquivísticos apresentados por Theodore Roosevelt Schellenberg em Arquivos Modernos (2005), assinale a alternativa correta:
A
As classes documentais devem ser definidas previamente, com base em hipóteses temáticas sobre os documentos que poderão ser produzidos futuramente.
B
A ultraclassificação é recomendada, pois amplia o detalhamento e garante maior precisão na recuperação da informação.
C
Os cabeçalhos de classificação podem utilizar termos genéricos, como “miscelânea” e “generalidades”, para facilitar o agrupamento documental.
D
A classificação documental deve ser construída progressivamente, conforme as funções e atividades institucionais produzem documentos, evitando subdivisões excessivas além das necessidades práticas de recuperação.
E
Os esquemas de classificação devem permanecer estáveis e imutáveis, independentemente das mudanças funcionais ocorridas na instituição produtora.
No contexto da gestão documental no setor público, é imprescindível compreender a função dos arquivos corrente, intermediário e permanente, pois cada um deles desempenha papel específico dentro do ciclo de vida do documento. Conforme esse ciclo e suas fases, assinale a alternativa que apresenta uma correspondência CORRETA entre o tipo de arquivo e sua função no processo.
A
O arquivo corrente abriga documentos já desprovidos de valor administrativo, mas relevantes para pesquisa histórica.
B
O arquivo intermediário é responsável pela preservação permanente de documentos históricos.
C
O arquivo permanente abriga documentos em uso constante pelas unidades administrativas.
D
O arquivo corrente é o local onde se encontram documentos em tramitação e de uso frequente.
No que diz respeito à gestão de documentos intermediários, assinale a opção correta.
A
Os arquivos intermediários armazenam os documentos cujos atos administrativos ainda não terminaram.
B
A rotina de inspeção, na etapa de arquivamento, ocorre nos arquivos intermediários.
C
Os documentos intermediários são imprescindíveis à realização das atividades de rotina de uma instituição.
D
Os documentos transferidos ao arquivo intermediário podem retornar ao período de atividade.
Leia a situação.
A Prefeitura de Canto do Buriti implantou sistema eletrônico de gestão documental. Todos os documentos passam a ser protocolados digitalmente, classificados conforme plano de classificação, tramitados entre os setores, assinados eletronicamente e armazenados em ambiente seguro na nuvem institucional.
Ao ser questionado sobre a nova sistemática, um servidor afirmou:
"Como todos os documentos agora são digitais, deixam de existir preocupações relacionadas à arquivologia, ao sigilo das informações e ao controle administrativo."
À luz das boas práticas administrativas, essa afirmação é
A
correta, pois documentos digitais dispensam classificação e controle arquivístico.
B
correta, desde que os documentos estejam armazenados em ambiente de computação em nuvem.
C
incorreta, porque documentos eletrônicos continuam sujeitos às normas de classificação, temporalidade, segurança da informação e proteção de dados pessoais.
D
incorreta apenas porque documentos digitais não podem substituir documentos físicos na Administração Pública.
E
correta, desde que exista cópia de segurança em mídia física.
Acerca de elaboração de documentos, julgue o item que segue.
A atualização de modelos documentais deve acompanhar mudanças normativas e institucionais.
C
Certo
E
Errado
Em uma organização pública, observou-se que os documentos só passam por organização e controle quando já se encontram acumulados na fase intermediária, sem acompanhamento nas etapas iniciais de produção e tramitação. Considerando o conceito de gestão documental e o ciclo de vida dos documentos, assinale a alternativa que melhor interpreta a situação apresentada.
A
A prática adotada indica uma gestão documental parcial, uma vez que desconsidera etapas iniciais essenciais para o controle e a recuperação da informação.
B
O procedimento demonstra eficiência administrativa, ao concentrar esforços na fase intermediária, considerada central no ciclo documental.
C
A ausência de controle na fase de produção não compromete a gestão documental, desde que haja organização posterior dos documentos.
D
A estratégia adotada prioriza a racionalização de recursos, eliminando a necessidade de acompanhamento nas fases iniciais do ciclo documental.
E
O modelo descrito assegura maior flexibilidade organizacional, ao permitir que o controle documental ocorra apenas quando necessário.
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