Questões de Concursos

Os atuais procedimentos para organização da documentação pública visam à modernização da administração por meio da racionalização do fluxo documental e da agilidade na recuperação das informações; contudo, não representam contribuição para a garantia dos direitos dos cidadãos, pois não autorizam o acesso da população a documentos e informações.

Acerca da gestão de documentos, assinale a opção correta.

O processo, documento típico das organizações públicas brasileiras, pode ser encerrado, entre outros motivos, pelo indeferimento da demanda.

Os documentos fiscais devem ser arquivados por um tempo adequado. Documentos relativos ao FGTS, por exemplo, devem ser guardados por 30 anos, e os sujeitos à fiscalização do INSS, por 10 anos.

A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente.

Um dos objetivos da gestão de documentos é a definição criteriosa da parcela de documentos que constituirá o patrimônio arquivístico de um país.

O termo de eliminação de documentos deve conter os seguintes campos: identificação dos conjuntos documentais, prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e destinação final.

A gestão de documentos tem uma ação efetiva nos arquivos intermediários com o estabelecimento dos record centers e praticamente nenhuma intervenção nos arquivos correntes, entendida como área de atuação de responsabilidade da administração.

O papel histórico dos arquivos nacionais, cuja gênese identifica-se com uma atuação ativa de custódia de documentos de valor corrente, é um fator inibidor para a adoção das funções de gestão de documentos pelas instituições arquivísticas.

Os procedimentos e técnicas adotados na idade corrente são da alçada da gestão de documentos, enquanto aqueles adotados na idade intermediária são de responsabilidde da arquivística integrada.

A confiabilidade é uma característica do documento arquivístico que o programa de gestão de documentos deve garantir. Documento confiável é aquele que é o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.

O conceito de records centers foi incorporado ao de gestão de documentos recentemente, mais especificamente na década de 1990.

Um programa de gestão de documentos deve contemplar o ciclo de vida dos mesmos, garantir a acessibilidade, manter os documentos em ambiente seguro, retê-los somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação e implementar estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e pelo tempo que for necessário.

A informação arquivística acumulada pelas organizações cumpre ciclo em dois contextos: no ambiente organizacional de sua produção e nas instituições arquivísticas.

Independentemente das circunstâncias constitucionais, legais, administrativas e históricas, há determinadas funções que necessitam da intervenção da instituição arquivística, tais como: inspeção de documentos correntes e intermediários das administrações públicas, avaliação de documentos e recolhimento de documentos aos arquivos públicos.

Os estudos de usuários em arquivo privilegiam o usuário do arquivo intermediário, sem contemplar as especificidades que envolvem os usuários das demais fases do ciclo vital arquivístico.

Apesar da importância da teoria das três idades documentais e da gestão de documentos, para permitir uma melhor organização dos documentos e um acesso rápido e eficiente aos documentos, não há relação estreita entre esses dois conceitos.

É possível desenvolver o programa de gestão de documentos sem a existência de um plano ou código de classificação e sem uma tabela de temporalidade, mas não sem um sistema de protocolo.

A gestão de documentos independe da aplicação da teoria das três idades documentais.

A elaboração de diretrizes em relação ao recebimento, classificação, tramitação e arquivamento de documentos de uso corrente é um dos desafios do programa de gestão de documentos.