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No curso de fiscalização da execução orçamentária, o Controlador Interno de determinado Município examinou processo relativo à aquisição de 120 computadores. O empenho havia sido regularmente emitido pelo valor total contratado. Antes do encerramento do exercício, a unidade administrativa informou o recebimento dos equipamentos e encaminhou o processo para pagamento. Ao conferir a documentação, o controlador verificou que o termo de recebimento registrava apenas a quantidade global entregue, sem confronto com as especificações contratuais, e que não havia documentação suficiente para demonstrar a efetiva entrega de todos os equipamentos nas condições pactuadas. Considerando os estágios da despesa pública e as atribuições do controle interno, a providência tecnicamente adequada é:
Recomendar a suspensão do pagamento até que a liquidação seja adequadamente instruída, pois essa etapa compreende a verificação do direito adquirido pelo credor com base nos títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito, incluindo a apuração da origem e do objeto do pagamento, da importância exata e de quem deve recebê-la.
Autorizar o pagamento, uma vez que o empenho regularmente emitido constitui reconhecimento suficiente da obrigação da administração, sendo a comprovação material do fornecimento relevante apenas para o controle patrimonial posterior.
Cancelar integralmente o empenho, pois a insuficiência documental na liquidação implica nulidade automática do crédito orçamentário e impede que a despesa seja regularizada no mesmo exercício.
Efetuar o pagamento e instaurar tomada de contas especial posteriormente, uma vez que o controle concomitante não pode interferir no fluxo financeiro de despesa regularmente empenhada.
Converter a despesa em restos a pagar processados, independentemente da comprovação da entrega, pois a existência do empenho e do contrato é suficiente para considerar concluída a fase de liquidação.