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As ouvidorias podem ser consideradas um espaço de participação popular, pois dão voz aos cidadãos em sua busca por melhoria da qualidade dos serviços públicos prestados à sociedade. Considerando o papel das ouvidorias, seu funcionamento pode ser descrito como uma forma importante de acesso à administração pública direta e indireta, pois permite:
o pagamento de uma taxa mínima para registrar a reclamação do cidadão, de acordo com a lei de custas do Estado.
a expedição gratuita de certidões requeridas às repartições públicas, que também devem garantir a autenticidade de tais documentos.
o encaminhamento de manifestações do cidadão tais como críticas, denúncias, reclamações, sugestões e elogios referentes à atuação de um órgão público.
a utilização desse canal de comunicação para tirar dúvidas em geral, fazer pedidos de serviços, obras, fiscalização ou vistorias de competência da repartição pública.
a solicitação de resultados de ações realizadas pelos órgãos de controle da administração pública, principalmente quando pairar dúvidas acerca da aplicação dos recursos.