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Os resultados satisfatórios de uma eficiente organização e administração de arquivos de...
Os resultados satisfatórios de uma eficiente organização e administração de arquivos de qualquer instituição estão diretamente relacionados ao emprego indispensável de política interna que reconheça a importância do arquivo na estrutura da organização, ferramentas apropriadas, redução do tempo de arquivamento, profissionais qualificados, instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego documental e instalações físicas apropriadas, compatíveis com o acervo documental. A organização e a administração de arquivos compreendem quatro etapas: levantamento de dados, análise dos dados coletados, planejamento e implantação e acompanhamento.
(PAES, 2009.)
Relacione adequadamente as etapas da organização, bem como a administração de arquivos aos conceitos apresentados.
1. Levantamento de dados.
2. Análise dos dados coletados.
3. Planejamento.
4. Implantação e acompanhamento.
( ) Diagnóstico de arquivo por meio da análise real da situação dos serviços e de toda documentação de arquivo que permite a identificação de falhas e problemas de funcionamento existentes no arquivo e propicia a formulação e proposição de intervenções e medidas a serem adotadas.
( ) Elaboração do plano arquivístico considerando as necessidades da organização, as disposições legais referentes, as instalações físicas e equipamentos a serem empregados, a viabilidade de recursos humanos e financeiros, os sistemas e métodos de arquivamento que serão utilizados, o lugar ocupado pelo arquivo no organograma da instituição e o estabelecimento de normas de funcionamento.
( ) Execução por meio da apresentação da necessidade de se adequar aos novos procedimentos referentes ao manuseio e trato de documentos, da qualificação de pessoas que lidam com os arquivos, do acompanhamento periódico das ações e pela elaboração de manual de arquivo em concordância com a legislação vigente.
( ) Tem o objetivo de conhecer e analisar o gênero dos documentos, dos formulários utilizados para controle, volume e estado de conservação do acervo, seu arranjo e a existência de registros e protocolos e a média de arquivamentos; para tal procura-se conhecer a estrutura, objetivos e funcionamento da organização por meio da coleta de informações.
A sequência está correta em
A
1, 4, 2, 3.
B
2, 3, 4, 1.
C
3, 2, 1, 4.
D
4, 1, 3, 2.