A natureza básica dos formulários foi estudada por F. M. Knox
que, dentre outros pontos, ressalta que:
A
os formulários mais importantes da empresa estão
submetidos a controle em grau muito alto, especialistas
que trabalham com máquinas cuidam com esmero dos
layouts desses formulários, que geram elevados gastos
administrativos.
B
boa parte do problema dos formulários concentra-se no
fato de que muitos deles são utilizados em pequenas
quantidades e um a um não parece que tenham a
importância suficiente para atrair a atenção da direção da
empresa.
C
os formulários de pouco uso surgem nos escritórios pela
necessidade de prestar certo tipo de informação dentro
de certa periodicidade ou averiguar a ocorrência de
certos fenômenos, são impressos de elevado custo e
especialmente controlados pela direção.
D
o pessoal de escritório trabalha com sua atenção voltada
para os formulários de uso intenso produzidos em gráficas
especializadas, que não são utilizados nos trabalhos
principais da empresa e são produzidos por máquinas
copiadoras internas e relativamente desconhecidos da
direção.
E
os formulários importantes da empresa são ordens de
pagamento ou recebimento, faturamento e ordens de
compras, por exemplo, organizados em blocos com jogos
definidos, são de larga aplicação na empresa, embora
não sejam percebidos e não absorvam a devida atenção
dedicada aos impressos.