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As organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições, e os documentos a ela inerentes refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os tipos de documentos por ela produzidos e acumulados, bem como são diferentes as configurações em que se apresentam dentro de um arquivo. As configurações de um arquivo são:
formato, espécie, gênero e tipo de documento.
tamanho, objetivo, destinatário e emissor.
destinatário, emissor, objeto e processo.
finalidade, processo, emissor e destinatário.