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O conceito de gestão de documentos é, conforme a publicação Gestão de documentos: conceitos e procedimentos básicos, o conjunto de operações e procedimentos técnicos relativos às atividades de:
protocolo, classificação, arquivamento de documentos em fase corrente, avaliação, transferência, arquivamento intermediário, recolhimento e arquivamento permanente
protocolo, classificação, arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, eliminação e custódia permanente
produção, empréstimo, avaliação, reprodução e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando ao seu recolhimento para guarda permanente
produção, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente