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As organizações por vezes se defrontam com situações em que documentos deixam de ser necessários, demandando transferência para arquivos de caráter geral, mas em condições de cumprir papel de guarda intermediária. Este procedimento normalmente é consequência da necessidade de se atender a prazos legais, ou discricionários, para que, a partir deste momento, recebam a destinação final, que costuma ser a eliminação do documento, ou:
transferência para instituições que os aceitem.
recolhimento para guarda permanente.
oferecimento a instituições de ensino e pesquisa.
copiá-los para possível arquivamento futuro
produção de uma memória descritiva sintética.