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O arquivo reúne documentos que resultam da atividade de uma entidade, seja ela uma instituição, uma pessoa ou família. João Paulo, secretário da Escola Municipal Henriqueta Lisboa, precisou consultar a pasta individual da aluna Ana Carolina Braga, do 7º ano do Ensino Fundamental, matriculada no ano vigente de 2018 e os documentos de todos os funcionários e professores em atividades na unidade escolar e por isso consultou o arquivo:
Inativo.
Corrente.
Intermediário.
Permanente.