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A gestão de documentos é um conjunto de medidas e rotinas que visam a racionalização e a eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos. Os três elementos fundamentais para classificar os documentos públicos são:
Estrutura do órgão que os produz; Quantidade de folhas emitidas; Integridade dos documentos.
Tempo para armazenagem dos documentos; Ciclo de vida do armazenamento; Relações hierárquicas entre os emissores.
Quantidade de folhas emitidas; Tempo para armazenagem dos documentos; Assunto dos documentos.
Ciclo de vida do armazenamento; Relações hierárquicas entre os emissores; Impactos ambientais.
Ação a que os documentos se referem; Estrutura do órgão que os produz; Assunto dos documentos.