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A designação de responsabilidades é um dos fatores que garantem o êxito da gestão arquivística de documentos e cabe às autoridades responsáveis assegurar o cumprimento das normas e dos procedimentos previstos no programa de gestão. Segundo e-ARQ Brasil, as responsabilidades devem ser distribuídas no órgão ou entidade e envolvem diferentes categorias, que estão todas corretamente indicadas em:
direção superior; servidores públicos; gerentes de unidades ou grupos de trabalho; gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação
direção superior; profissionais de arquivo; gerentes de unidades ou grupos de trabalho; usuários finais; gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação
direção superior; profissionais de arquivo; administradores; usuários internos; gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação e área jurídica do órgão ou entidade
direção superior; profissionais graduados em administração; gerentes de unidades ou grupos de trabalho da área finalística; gestores dos sistemas de informação e de tecnologia da informação