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Os documentos podem assumir características distintas quanto aos aspectos físicos e de apresentação, sendo correto afirmar sobre essas características:
Formato – diz respeito ao material sobre o qual as informações são registradas.
Suporte – configuração física, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado.
Tipo – configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
Gênero – configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.
Espécie – configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.