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A tramitação de documentos em organizações, especialmente...
A tramitação de documentos em organizações, especialmente as públicas, é complexa. Esses documentos frequentemente transitam por uma série de colaboradores da organização, cada qual com a sua responsabilidade de guarda e tratamento temporário destes. A forma adequada de tramitar um documento em uma organização para minimizar extravios e manter controle sobre sua localização na organização é
A
dar ciência ao gestor da área sobre os documentos que estão tramitando de modo a gerar um protocolo informacional.
B
enviar um memorando para a organização, estabelecendo um número de protocolo, sempre que estiver em posse temporária de um documento importante.
C
registrar no setor de recursos humanos ou de pessoal a tarefa que está sendo realizada, com o documento e o prazo.
D
registrar o documento em um setor de protocolo central ou local e atualizar esse registro a cada alteração de setor ou colaborador.
E
registrar a entrada do documento na organização por meio de um setor de protocolo e, somente após todos os trâmites concluídos, registrar a saída do documento no setor de protocolo.