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A recepcionista ao receber a documentação torna-se responsável pela distribuição do material recebido, possibilitando o fluxo documental. Nem todos os documentos podem ser abertos e analisados devendo ser encaminhados aos seus destinatários, condição caracterizada por sua natureza. Esses documentos recebendo o nome de:
ostensivos
exauridos
de interesse público
sigilosos.