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Arquivos são instrumentos usados na comunicação interna e externa, no controle administrativo e na tomada de decisão. Conforme Garcia e Fé (2008), para que se atinjam os objetivos determinados por gestores de arquivos, é indispensável o cumprimento das premissas abaixo, com EXCEÇÃO de:
Empregados qualificados e em número suficiente – Se possível, dispor de um arquivista.
Sistemas adequados de classificação e de arquivamentos, fundamentados na teoria arquivística.
Processos de trabalho fundamentados nas normas de qualificação da ISO 9001.
Normas e regulamentos de funcionamento.
Instalações arquitetônicas, elétricas e hidráulicas adequadas.