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As rotinas e procedimentos dos serviços de arquivo e protocolo normalmente são criados por cada instituição, moldando-se a realidade do setor e obedecendo a um critério adequado às suas características. Porém, há situações que são comuns em qualquer setor de protocolo, como por exemplo, a distribuição.
No que consiste a distribuição?
É a entrega do documento para seu destinatário interno do órgão.
É o caminho que o documento percorre, do momento de entrada até a chegada ao seu destinatário.
É o registro do documento com seu número, nome do remetente, data, assunto dentre outras informações.
É por onde sai o documento.