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A gestão de documentos é um recurso usado para a preservação do acervo e da memória da empresa e cumpre essa função quando apresenta as seguintes características, exceto quando:
contém apenas os documentos mais recentes da empresa.
é organizado de forma a estabelecer a seleção e a guarda de informações de forma racional e criteriosa, mantendo um sistema prático e objetivo de arquivamento.
é simples para que outras pessoas possam consultá-lo com facilidade.
permite consultas rápidas e precisas.