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O processo de tramitação de documentos pode ocorrer separadamente de acordo as pastas/volumes apresentados, desta forma a adição de documentos em um volume só pode ocorrer quando este ainda está em aberto, EXCETO:
Nos casos de desmembramento/ desentranhamento de peças, onde ocorrerá a inserção do respectivo termo.
Nos casos de abertura de novo procedimento e assim torna-se necessário o entranhamento de novos documentos.
Não existe exceção, pois caso seja necessário novos documentos devem ser anexados.
Nos casos de ordem judicial a pedido dos órgãos competentes.