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Em “Arquivo: Teoria e prática”, Paes apresenta a distribuição das atividades, relativas à fase de Utilização de documentos da gestão de documentos, dos arquivos correntes em cinco setores: protocolo; expedição; arquivamento; empréstimo e consulta; e destinação. Refere-se a uma das rotinas da atividade de expedição a:
separação do original das cópias
verificação da classificação atribuída, no ato do recebimento do documento, retificando-a ou ratificando-a
determinação do método de classificação ideal para a organização do arquivo
aplicação da Tabela de Temporalidade