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O processo classificatório pode ser dividido em duas partes: a intelectual e a física. A parte intelectual se refere à classificação propriamente dita, à ordenação e à codificação. A escolha do método de codificação deve observar três princípios, que são:
ser caracterizado por classes hierarquicamente subordinadas; indicar as funções e atividades executadas no órgão; não ser um fator limitador do esquema de classificação
criar limites à representação das funções e atividades de uma organização; ser inexorável em relação à dupla classificação; ser simples para facilitar a operacionalização
ser simples para facilitar a sua compreensão e operacionalização; ser flexível para agregar ou suprimir níveis; não ser um fator limitador do esquema de classificação
ser complexo, refletindo a estrutura organizacional; ser flexível para agregar ou suprimir níveis; ser simples para facilitar a classificação