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No que se refere à gestão de documentos, é correto afirmar que
quando eficientemente administrados nenhum documento é preservado por tempo maior do que o necessário, a menos que tenha valor contínuo para pesquisa e outros fins.
existem dois elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a estrutura do órgão que os produz e o formato/tamanho dos documentos.
quando pertinentes a operações repetitivas, os documentos deixam de ser, de modo geral, passíveis de padronização.
quanto mais bem classificados eles forem, mais tempo poderão ficar arquivados, depois de haverem servido às atividades correntes.