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Os documentos em arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade produtora e devem ser compreendidos dentro do contexto orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e seus valores de prova. Os documentos em arquivos possuem características próprias como a imparcialidade, a autenticidade, a naturalidade, o inter-relacionamento e a unicidade. Unicidade significa que
os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram.
os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição.
cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence.
a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim.
documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados.