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Tendo como objetivo o melhor desempenho de suas funções, é indispensável que os documentos do arquivo estejam organizados de forma a proporcionar ao usuário precisão e rapidez. Os arquivos constituídos de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados próximo ao local que os produziu ou recebeu, são:
Arquivos de primeira idade ou corrente.
Arquivos de segunda idade ou intermediários.
Arquivos de terceira idade ou permanentes.
Arquivos de uso indeterminado.