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A gestão documental possibilita a recuperação essencial dos documentos: a informação, de forma rápida, econômica, eficaz, otimizando recursos e interferindo positivamente na organização.
(PAES, 2009.)
A organização de documentos para apresentar resultados satisfatórios está diretamente relacionada a:
Instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego documental.
Ferramentas e técnicas disponíveis e profissionais para auxiliar, ainda que não qualificados.
Aumento do tempo de arquivamento e disposição inadequada para ganho de espaço físico.
Instalações físicas possíveis e sem obrigatoriedade de compatibilidade com o acervo documental.