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Com relação ao ciclo de vida, os documentos são divididos nas fases corrente, intermediária e permanente, sendo que estas fases possuem valor primário ou secundário. Com relação ao valor secundário, é correto afirmar que ele é atribuído a um documento em função
de seu interesse para a entidade produtora e demais usuários, levando-se em conta a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
da importância que possa ter para a unidade que o produziu, considerando-se o seu aproveitamento para fins administrativos, legais, financeiros ou probatórios.
de seu conteúdo, das circunstâncias de sua produção e de suas assinaturas, estando estreitamente ligado às razões que justificam a sua existência e utilização.
da utilidade que possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora ou receptora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.
da sua relevância para a manutenção das atividades cotidianas de uma administração, razão pela qual seu acesso deve ser fácil e rápido.