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O Protocolo é entendido tanto como um procedimento quanto como um setor específico dos órgãos. Assim, é correto afirmar que o Protocolo:
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Refere-se ao registro e ao controle dos documentos que transitam entre setores, empresas ou órgãos, servindo para tornar possível o acesso às informações de fluxo de documentos que foram expedidos ou recebidos dentro de uma instituição.
É apenas um procedimento de catalogação que tem por objetivo precípuo a geração de um modo eficaz de guarda de documentos úteis.
É o registro de entrada de correspondências em repartição oficial com a finalidade específica de identificar remetentes de correspondências oficiais em cada órgão.
Consiste apenas no envio dos documentos originais – com seus respectivos anexos, se for o caso – aos destinatários, via Correios (ECT), malotes ou por entrega pessoal.