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Arquivos gerais ou centrais funcionam como extensão dos arquivos setoriais, recebendo documentos correntes dos diversos setores da instituição.
A digitalização garante um acesso rápido à informação por um número maior de pessoas sem a necessidade de deslocamento físico.
A digitalização elimina a necessidade de qualquer tipo de armazenamento físico.
A digitalização não possui nenhuma vantagem significativa sobre a microfilmagem.
A digitalização é o único método válido para preservar documentos perante a justiça.
A digitalização não requer consideração sobre a preservação dos documentos originais.