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Em relação ao estágio de evolução dos arquivos, eles podem ser corrente, intermediário ou permanente. Os arquivos permanentes guardam os documentos que:
são mais novos e mais utilizados pela instituição
são menos utilizados pela instituição em suas atividades rotineiras
estão entre os mais utilizados e os menos utilizados pela instituição
são preservados e conservados pelo seu valor histórico para a instituição, já tendo cumprido o seu fim administrativo