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Em um diagnóstico sobre a condição dos arquivos correntes, o secretário escolar percebe diferentes formatos documentais e inúmeras duplicações. O procedimento adequado para organização e preservação, considerando o ciclo de vida dos documentos, é:
Interromper a tramitação dos documentos recebidos, registrando somente aqueles que o gestor determina relevantes.
Promover classificação minuciosa por tipo documental e estabelecer procedimentos para migração segura do suporte físico ao digital, considerando prazos de guarda.
Vincular todo o acervo a um único índice alfabético, alocando fichas e registros independentemente da distinção de procedência.
Priorizar o arquivamento de documentos audiovisuais em local aberto, acelerando a indexação pelo maior volume de imagens.Priorizar o arquivamento de documentos audiovisuais em local aberto, acelerando a indexação pelo maior volume de imagens.