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O Secretário Escolar realiza um diagnóstico do arquivo...
O Secretário Escolar realiza um diagnóstico do arquivo corrente e identifica grande volume de correspondências oficiais e formulários de rematrícula que se misturam às circulares pedagógicas. Para separar os documentos de forma a refletir a origem, a funcionalidade e a temporalidade de cada tipo, é preciso:
A
Estabelecer séries distintas para ofícios e avisos, matrículas e comunicados internos, vinculando cada grupo a códigos hierárquicos e datas de produção.
B
Unificar todos os documentos em uma série geral, rotulando as pastas pelo mês de criação, sem delimitação de categorias ou tipos.
C
Direcionar os formulários e as circulares a um único grupo, mantendo códigos idênticos para documentos internos ou externos, e separar apenas as correspondências por tempo de guarda.
D
Classificar as circulares pedagógicas junto às correspondências, adotando subpastas em intervalos anuais e realocando os formulários de matrícula em arquivos intermediários, sem registro de procedência ou função.