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Espécie documental é a divisão de gênero que reúne tipos documentais por seu formato. As espécies documentais, portanto, podem ser definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto pela forma de registro dos fatos. Nesse sentido, no âmbito dos atos administrativos, são todos exemplos de atos de correspondência:
Exposição de motivos, notificação, telegrama e termo.
Aviso, ofício, carta e intimação.
Certidão, atestado, alvará e circular.
Parecer, relatório, telex e mensagem.