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Na organização dos arquivos físicos da Câmara Municipal de Caçapava, a servidora responsável separou os documentos conforme sua frequência de uso. Os mais recentes e frequentemente acessados foram mantidos próximos ao setor, enquanto outros, menos utilizados, foram encaminhados para armazenamento temporário. Já os documentos históricos foram destinados à preservação permanente.
Essa classificação documental corresponde, respectivamente, às seguintes categorias:
Temporários, residuais e históricos.
Correntes, intermediários e permanentes.
Informais, provisórios e definitivos.
Operacionais, setoriais e institucionais.
Simples, compostos e arquivados.