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O gerenciamento de acervos digitais institucionais requer metodologia sistemática que contemple classificação inicial, estruturação lógica e procedimentos de salvaguarda. A eficiência operacional depende da adoção de critérios organizacionais consistentes. A metodologia que proporciona otimização na gestão de repositórios eletrônicos é:
Segmentação por graus de sigilo sem consideração de aspectos funcionais ou temáticos.
Organização exclusiva por cronologia de criação utilizando sequenciamento numérico progressivo.
Classificação baseada em dimensões de arquivo com segregação por tipos de extensão.
Estruturação temática hierarquizada com subdivisões categoriais, padronização nomenclatural e rotinas periódicas de preservação.
Ordenação alfabética conforme identificação dos responsáveis pela elaboração documental.