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A gestão de acervos documentais públicos fundamenta-se em instrumentos técnicos que regulamentam períodos de retenção e destinação final. A avaliação sistemática assegura preservação seletiva e eliminação responsável. O instrumento que orienta adequadamente a destinação documental é:
A totalidade dos documentos públicos requer preservação perpétua independentemente de relevância administrativa ou valor histórico.
O instrumento de temporalidade estabelece períodos de retenção e determina destinação final: descarte após esgotamento de prazo ou preservação permanente conforme valor probatório.
A microfilmagem substitui completamente instrumentos de temporalidade, dispensando avaliação de valor documental.
A eliminação documental pode ser executada conforme critério gestor, dispensando consulta a instrumentos de temporalidade.
A transferência para guarda permanente procede automaticamente após quinquênio de tramitação para qualquer tipologia documental.