Questões de Concurso sobre Plano de destinação e massas documentais acumuladas

O Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às Atividades fim das Instituições Federais de Ensino Superior (edição de 2011), é estruturado em classes, subclasses, grupos e su bgrupos. No que se refere às classes, qual delas representa a Assistência Estudantil?

A Câmara Municipal de Goiânia considera as atividades arquivísticas como apoio às atividades fim, estando subordinadas à Diretoria Legislativa, tanto a Coordenação de Expediente e Protocolo quanto a Gerência de Documentação. Nesse sentido, os demais documentos produzidos pela instituição são de responsabilidade

A Tabela de Temporalidade é um instrumento arquivístico que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos de uma organização, seja ela pública ou privada. Em uma fiscalização recente, um Agente de Saneamento aplicou a penalidade de advertência a um estabelecimento comercial visando preservar a saúde da comunidade. No momento, o processo encontra-se em tramitação, mas já se sabe que ele não possui valor histórico.

Com base nessas informações, trata-se de um arquivo

Segundo o CONARQ, a destinação final dos documentos pode consistir em:

Uma comissão permanente de avaliação de documentos de uma Prefeitura está realizando a análise de diversas folhas de pagamento relativas a exercícios do passado, dentre elas, a folha do ano de 1980. Com base nos prazos de guarda definidos pelo Setor de Arquivos, e esgotado o valor probatório e administrativo do material, o grupo constatou que os registros não possuíam valor histórico ou secundário que justificasse sua preservação definitiva.

Considerando a teoria arquivística sobre o tema, tem-se que, para finalizar o procedimento e efetivar o descarte formal dos papéis do acervo municipal, a Administração Pública deve obrigatoriamente elaborar o seguinte documento:

A legislação nacional consagra as idades documentais e suas destinações, determinando fluxos específicos para os arquivos públicos. Consideram-se documentos _____ aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua _____ ou recolhimento para guarda _______.

Preenche, CORRETA e respectivamente, as lacunas:

A avaliação é a função arquivística que consiste na análise de documentos de arquivo, e estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Uma comissão de avaliação que identifique um conjunto documental que perdeu seu valor primário e não possui valor secundário deverá indicar como destinação o(a):

Em relação ao protocolo administrativo, assinale a alternativa que apresenta o instrumento que permite classificar todos os documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no exercício de sua função.

Um levantamento realizado pelo Arquivo Nacional em 2017 e apresentado em 2018 no Seminário do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos, mostrou que, dos 111 questionários respondidos pelos órgãos integrantes do SIGA,

Leia o trecho e considere a lacuna a seguir:

O arquivo ______________ é o conjunto de documentos de uso pouco frequente, originados dos arquivos correntes que aguardam sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Assinale a alternativa que completa CORRETAMENTE a lacuna acima.

Durante a conferência de processos administrativos de compras e contratos encerrados há mais de três décadas, a chefia solicita ao Assistente em Administração que providencie a destinação da documentação avaliada como de valor permanente, garantindo custódia definitiva e disponibilidade para pesquisa. No ciclo vital dos documentos, essa passagem para o arquivo permanente ocorre por meio do(da):

No âmbito da gestão de documentos, a avaliação e seleção documental corresponde a processos de análise e intervenções que se efetivam na idade corrente através de análise e seleção de documentos, estabelecendo-se valores com vistas a estipular prazos de guarda ou eliminação. O rol de documentos a serem eliminados por não mais possuírem nenhum valor (administrativo, legal, probatório, funcional) para a instituição, previamente aprovado por autoridade competente, é denominado:

No final de cada trimestre, um Agente Administrativo I, lotado no Setor de Compras, precisa dar destinação a diversos processos de licitação cujos contratos expiraram ao longo desse período. Como os trâmites administrativos haviam cessado, mas os documentos possuíam inegável valor probatório e histórico, a chefia determinou o envio imediato e definitivo de todo esse lote para o arquivo permanente do Município. Considerando essa situação e os conceitos oficiais do Glossário dos Documentos Arquivísticos Digitais, é CORRETO afirmar que a ação executada pelo Setor de Compras recebe o nome técnico de:

Sobre os procedimentos de destinação de documentos no contexto da gestão documental escolar, analise as assertivas a seguir.

I. Documentos de valor histórico, probatório ou permanente podem ser descartados mediante autorização da gestão escolar.

II. A destinação documental compreende procedimentos como guarda permanente, transferência, recolhimento e eliminação de documentos.

III. A eliminação documental deve observar os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade, garantindo conformidade administrativa e legal.

Estão CORRETAS:

Qual é a fase da gestão de documentos que implica decidir quais documentos devem ser eliminados e quais serão preservados permanentemente?

Avalie a definição a seguir:

Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final.

O conceito refere-se ao:

O índice alfabético, remissivo e permutado facilita a busca por informações dentro do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim. Sobre o assunto, analise as proposições abaixo.

I. A elaboração do índice consiste na listagem das denominações de todas as funções, subfunções, atividades e séries documentais, como também os nomes informais das séries documentais, os documentos simples (que não possuem classificação) que integram os compostos e os termos internos permutados que compõem o nome completo.

II. O índice somente deverá ser elaborado após a realização de todas as adequações no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim.

III. Recomenda-se a elaboração de uma tabela de todos os itens do Plano de Classificação e as denominações das funções, subfunções e atividades, em letras minúsculas, que estarão em uma coluna (à direita) e seus respectivos códigos (à esquerda).

IV. A elaboração do Índice consiste na verificação da necessidade de realizar a permutação de cada item do Plano de Classificação, o que consiste em elaborar pontos de acesso para sua localização. Cada denominação será desdobrada nos pontos de interesse identificados nos termos internos da denominação da função, subfunção, atividade ou série documental.

É correto o que se afirma em

A Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD) depende de requisitos legais, valores documentais e risco institucional. Marque a alternativa que descreve um processo consistente de elaboração, aprovação e aplicação com rastreabilidade.

A ferramenta essencial no fornecimento de subsídios informacionais sobre o acervo documental para elaboração das ferramentas de gestão documental denomina-se:

A destinação final dos documentos deve ser apresentada na elaboração do plano de classificação.