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Durante a conferência de processos administrativos de compras e contratos encerrados há mais de três décadas, a chefia solicita ao Assistente em Administração que providencie a destinação da documentação avaliada como de valor permanente, garantindo custódia definitiva e disponibilidade para pesquisa. No ciclo vital dos documentos, essa passagem para o arquivo permanente ocorre por meio do(da):
guarda junto ao produtor para uso funcional, administrativo e jurídico.
transferência para depósito de baixa consulta, ainda aguardando prazos de guarda e destinação.
permanência em depósito de baixa consulta, com aplicação de tabelas de temporalidade para estabelecer prazos de guarda e orientar a eliminação do que não tiver valor permanente.
recolhimento, depois de avaliação e do decurso dos prazos de guarda, garantindo preservação e custódia definitiva, com disponibilidade para pesquisa.