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Questões de Concurso sobre Plano de destinação e massas documentais acumuladas
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Assinale a alternativa que apresenta a função principal da Tabela de Temporalidade em um sistema de classificação documental, considerando suas implicações na gestão de documentos ao longo do ciclo de vida.
A
Definir e categorizar documentos em diferentes classes e subcategorias para a correta organização e acesso, refletindo a estrutura hierárquica dos processos e atividades da organização
B
Estabelecer prazos detalhados e critérios específicos para a eliminação ou preservação dos documentos, com base na avaliação de sua importância, relevância e conformidade com exigências legais e normativas, garantindo a adequação às necessidades de preservação e gestão de riscos
C
Organizar a localização física dos documentos e assegurar que a disposição física nos arquivos reflita a estrutura documental e facilite o acesso, a recuperação e a gestão eficaz dos arquivos ao longo do tempo
D
Desenvolver e implementar procedimentos padronizados para a digitalização de documentos físicos, garantindo que os processos sejam consistentes e compatíveis com as exigências de qualidade e acessibilidade dos formatos digitais
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), o termo “destinação” tem a seguinte definição:
A
Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
B
Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
C
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes atribuir códigos.
D
Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica.
E
Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente.
Mesmo com a produção, cada vez mais frequente, dos documentos arquivísticos em ambientes digitais, a ocorrência de Massas Documentais Acumuladas (MDAs) nas organizações públicas e privadas é ainda uma realidade de parte das instituições que possuem acervos documentais constituídos.
Em relação à natureza e ao tratamento das MDAs, assinale V (verdadeiro) ou F (falso) em cada afirmativa a seguir.
( ) São documentos ativos e inativos, depositados em espaços sem a utilização de critérios técnicos-científicos.
( ) São, de modo geral, compostos por documentos descartáveis de imediato, por documentos de valor intermediário e por documentos de valor permanente.
( ) A ocorrência das MDAs está relacionada aos documentos arquivísticos que não são objetos de tratamento documental desde sua origem, isto é, que não passaram pelos procedimentos de classificação e avaliação.
( ) Ao se deparar com uma MDA, o arquivista deve, primeiramente, realizar o procedimento de eliminação por amostragem da documentação, a fim de reduzir o tamanho da massa documental.
A sequência correta é
A
V – V – F – V.
B
F – V – V – F.
C
F – F – V – V.
D
V – F – F – V.
E
V – V – V – F.
Uma equipe de consultoria em organização de arquivos começou a trabalhar em uma empresa pública que funciona desde 1973. Encontrou uma massa documental acumulada, em que não foram feitas a classificação nem a avaliação na idade corrente, e que está desorganizada.
O procedimento para a eliminação de documentos, seguindo os preceitos arquivísticos e a legislação pertinente, deve ser:
A
a guarda da totalidade dos documentos, com terceirização da guarda;
B
a digitalização da totalidade dos documentos e o descarte dos originais;
C
a microfilmagem da totalidade dos documentos e o descarte dos originais;
D
a eliminação por amostragem, com base na quantidade de documentos acumulados;
E
a pesquisa dos prazos de guarda com base na legislação e em entrevistas, a partir de levantamento feito nos documentos.
A decisão acerca de quais documentos serão eliminados ou preservados por quanto tempo é considerada uma das mais complexas na gestão de documentos. Essa decisão ocorre na fase de
A
descarte.
B
utilização.
C
produção.
D
recebimento.
E
destinação.
Locais de armazenamento de documentos arquivísticos que se encontram sem organização e comumente são chamados de arquivos mortos. A terminologia para essa referência é:
A
depósito de documentos correntes.
B
arquivo em despojamento.
C
conjunto de documentos em pausa.
D
massa documental acumulada.
Qual dos itens a seguir NÃO é necessário estudar para a elaboração de um plano de classificação documental das atividades fins de uma instituição?
A
A organização em toda sua dimensão histórica: criação, extinção, relacionamento com outras organizações e vinculações hierárquicas.
B
A organização na sua individualidade: a missão, a estrutura, as funções, as atividades e os procedimentos formais e informais.
C
Os documentos acumulados, produzidos e/ou recebidos: contextualização quanto às condições de sua produção e acumulação, bem como as tipologias documentais como decorrência natural das funções atribuídas a uma organização ou entidade.
D
A legislação pertinente às atividades fins da instituição.
E
O estado de conservação dos documentos do acervo institucional.
Os documentos que se encontram no arquivo, são analisados, avaliados e selecionados quanto aos prazos de guarda ou eliminação, pois alguns têm um valor temporário, ao passo que outros possuem valor permanente.
Sobre esse processo de destinação dos documentos, avalie as alternativas abaixo e marque a opção CORRETA.
A
Outros tipos de suporte de reprodução dos arquivos que compõem, exclusivamente, os arquivos intermediários é a microfilmagem e a digitalização.
B
A tabela de temporalidade determina em quanto tempo todos os documentos pertencentes ao arquivo permanente devem ser incinerados.
C
O processo de destinação final de microfilmagem e incineração são muito semelhantes, modificando apenas o aparelho que é utilizado para determinado tipo de procedimento.
D
Existe um instrumento fundamental de avaliação dos documentos que é responsável pela determinação no prazo de guarda dos documentos e os seus destinos, que é a tabela de temporalidade.
As massas documentais acumuladas são um grande desafio aos arquivistas, pois são conjuntos documentais que não receberam o tratamento arquivístico adequado desde a gênese documental e que, agora, deverão ser tratados, a partir do prisma arquivístico. Diante disso, para que essas massas documentais sejam corretamente tratadas, faz-se necessária a existência prévia de alguns instrumentos aprovados. São eles:
A
O quadro de arranjo e o inventário do fundo.
B
O Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
C
O quadro de arranjo e a listagem de recolhimento.
D
O Plano de Classificação e a listagem de eliminação de documentos.
E
A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, apenas.
Integra uma das etapas desenvolvidas na avaliação e seleção da massa documental acumulada de um arquivo universitário
A
aplicação da tabela de temporalidade de documentos.
B
elaboração da relação e do termo de recolhimento.
C
identificação dos documentos para descarte, com prazo de guarda expirado, com valor legal, administrativo, jurídico e histórico.
D
elaboração da listagem de eliminação de documentos, conforme a Resolução n.º 19, de 9 de dezembro de 2013, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
E
Encaminhar a listagem de eliminação de documentos para a aprovação do gabinete do vice reitor.
Massas documentais acumuladas são conjuntos de documentos produzidos e recebidos por uma entidade ao longo dos anos de atividades e guardados para fins de prova ou informação que não foram tratados de acordo com a metodologia arquivística. Essas massas, normalmente, são compostas por documentos de idade intermediária, permanente e documentos passíveis de eliminação. Qual procedimento deve ser utilizado para tratar essa massa?
A
Aplicar o código de classificação de documentos e o plano de arranjo e descrição.
B
Aplicar o plano de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação.
C
Digitalizar o legado, utilizando um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
D
Digitalizar o legado, utilizando sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD).
O plano de destinação é o instrumento de avaliação do programa de gestão de documentos a ser aplicado em arquivos correntes.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2021
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
O instrumento utilizado para a avaliação de massas documentais acumuladas é o plano de destinação.
C
Certo
E
Errado
Constitui um instrumento importante para a gestão de documentos para fins de destinação de documentos ao arquivo permanente:
A
o tesauro.
B
o termo de encerramento.
C
a tabela de temporalidade.
D
o código de classificação.
E
o termo de recolhimento.
As massas documentais acumuladas são formadas a partir da aplicação da tabela de temporalidade.
C
Certo
E
Errado
O termo Destinação, no sentido em que é empregado na obra de Schellenberg (2005), compreende tudo o que se pratica em relação aos documentos para determinar o seu destino final. A eficiência de um programa de destinação de documentos está ligada à determinação do valor dos documentos. Assim, nada pode substituir o cuidadoso trabalho de análise documental do arquivista: “não há possibilidade de se inventarem técnicas que reduzam a uma operação mecânica o trabalho de decidir sobre o valor dos documentos”. Considerando as informações abaixo, marque a opção correspondente às sentenças, conforme os instrumentos de destinação propostos por Schellenberg:
I – Lista de descarte.
II – Tabela de descarte.
III – Plano de destinação.
( ) Para a identificação de corpos de documentos acumulados num órgão do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo.
( ) Para identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados.
( ) Objetiva identificar todos os corpos de documentos de um órgão e indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminação, seja a transferência para um arquivo de custódia permanente.
( ) O principal objetivo é fornecer as bases para um entendimento entre a própria repartição e os funcionários do arquivo de custódia, sobre o que deve ser feito com os documentos da repartição a que dizem respeito.
A
I– II– III– III
B
I– II– II– III
C
II– II– I– I
D
II– I– III– I
E
III– III– II– I
Na organização de documentos de arquivo,
A
o método decimal é a unidade de medida de extensão dos arquivos.
B
o ordenamento dos documentos da série é a relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.
C
a movimentação é a sequência de operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo, uns em relação aos outros, e a identificação de cada um.
D
a massa acumulada é o conjunto dos documentos de arquivo de uma entidade que não foi objeto de classificação e avaliação.
E
o metro linear é o método de ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos.
As listas e tabelas de descarte e os planos de destinação são considerados por SCHELLENBERG (2006):
A
documentos permanentes.
B
gestão documental.
C
planos de classificação.
D
documentação avaliativa.
E
instrumentos de destinação.
A eliminação de documentos acumulados por instituições públicas deverá ser realizada mediante autorização da secretaria de justiça, no âmbito federal, ou de seu similar, nos estados.
C
Certo
E
Errado
A etapa na gestão de documentos em que é tomada a decisão por seu arquivamento ou por sua eliminação é a
A
distribuição.
B
destinação.
C
recepção.
D
utilização.
E
produção.
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