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As massas documentais acumuladas são um grande desafio aos arquivistas, pois são conjuntos documentais que não receberam o tratamento arquivístico adequado desde a gênese documental e que, agora, deverão ser tratados, a partir do prisma arquivístico. Diante disso, para que essas massas documentais sejam corretamente tratadas, faz-se necessária a existência prévia de alguns instrumentos aprovados. São eles:
O quadro de arranjo e o inventário do fundo.
O Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
O quadro de arranjo e a listagem de recolhimento.
O Plano de Classificação e a listagem de eliminação de documentos.
A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, apenas.