Questões de Concurso sobre Ciclo Vital dos Documentos

O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição (corrente, intermediária e permanente). Sobre o ciclo vital arquivístico, analise as sentenças:

I - Arquivo de Primeira Idade ou Corrente é constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou em repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

II - Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios.

III - Arquivo de Terceira Idade ou Permanente é constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução. Estes são os arquivos históricos propriamente ditos, pois é nessa fase que os documentos são arquivados de forma definitiva.

Após a análise pode-se afirmar:

Em um arquivo público previdenciário, é necessário separar documentos ativos, frequentemente consultados, daqueles que já não são usados de forma rotineira, mas precisam ser preservados por prazo legal. Os documentos pouco utilizados, mas ainda necessários, devem ser armazenados em arquivo

Ao receber um requerimento de aposentadoria, o servidor registra o documento, atribui um número único e o envia ao setor responsável pela análise.

Os procedimentos descritos fazem parte da etapa de

Na Arquivologia, determinados conceitos são utilizados para descrever o percurso que os documentos percorrem desde sua produção até a decisão sobre sua destinação final, podendo envolver diferentes fases e procedimentos de gestão documental.

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), esse conceito está relacionado ao percurso que os documentos percorrem desde sua criação até a definição de sua destinação final, seja a guarda permanente ou a eliminação.(ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005, p. 47).

Diante do exposto, assinale a alternativa que identifica CORRETAMENTE o conceito descrito.

A teoria das três idades introduzida a partir da segunda metade do século XX, traz em seu fundamento que os documentos passassem por fases a partir de suas características quanto à vigência e uso.

Essa teoria também é conhecida como

O ciclo de vida dos documentos é um conceito central na gestão de documentos segundo o qual a vida dos documentos é comparada ao ciclo de um corpo biológico que nasce, cresce e morre. As três fases do ciclo documental são, respectivamente,

Um dos elementos que embasam a definição dos prazos de guarda dos arquivos correntes e intermediários na tabela de temporalidade é

O ciclo de vida dos documentos e a teoria das três idades dos arquivos são ideias distintas e envolvem processos diferentes. As fases do ciclo de vida podem se desenvolver apenas no arquivo corrente ou abrangendo o arquivo corrente e o intermediário. Quais são as fases do ciclo de vida dos documentos?

No contexto da gestão documental de um hospital, o Assistente Administrativo (Hospitalar) é responsável por organizar e manter os documentos administrativos de acordo com critérios técnicos previamente estabelecidos. Para tanto, considera a frequência de uso, o valor administrativo e a necessidade de preservação das informações, respeitando as diferentes fases do arquivamento. Essa organização adequada contribui para o acesso rápido e seguro às informações, para a racionalização do espaço físico e para a conservação do acervo documental ao longo do tempo.

Assinale a alternativa CORRETA.

A Teoria das Três Idades é um dos fundamentos centrais da Arquivologia e orienta o ciclo de vida dos documentos dentro das instituições. Essa teoria classifica os documentos em fases distintas de uso, valor e preservação, possibilitando uma gestão documental eficiente e alinhada às necessidades administrativas, legais e históricas. Com base nessa teoria, julgue as afirmativas a seguir como verdadeiras (V) ou falsas (F):

I) Arquivo corrente: conjunto de documentos em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, são frequentemente consultados pela entidade que os produziu.

II) O arquivo temporário: conjunto de documentos ainda em tramitação, mas pouco consultados

III) Arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em caráter definitivo, em função de seu valor histórico, probatório ou informativo.

IV) Arquivo intermediário: conjunto de documentos originários dos arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguardam destinação final de acordo com a tabela de temporalidade.

V) O arquivo intermediário: conjunto de documentos não disponíveis para consulta, pois trata-se de documentos sigilosos e protegidos por lei.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

O ciclo vital dos documentos é um dos pilares da Arquivologia, pois permite compreender a trajetória de um documento desde sua produção até sua destinação final. Considerando os fundamentos arquivísticos e a teoria das três idades, assinale a alternativa CORRETA:

Acerca de arquivos correntes e intermediários, assinale a opção correta.

O ciclo de vida dos documentos de arquivo é composto por três fases: _______________, __________________ e _____________________. A passagem dos documentos de uma fase para outra é determinada por um instrumento denominado Tabela de Temporalidade que estabelece, referendando-se num processo de avaliação dos documentos, os prazos de permanência nas fases corrente e intermediária e a sua destinação final.

Complete as lacunas em ordem CORRETA:

Assinale a opção que indica quantos estágios há no ciclo vital dos documentos e quais são eles.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), analise a sentença abaixo:

O ciclo vital dos documentos são as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação (1ª parte). Segundo o referido dicionário, o arquivo corrente é o conjunto de documentos originários de arquivos intermediários, com uso pouco frequente, que aguarda destinação (2ª parte). Conforme o dicionário, o arquivo permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo, em função de seu valor (3ª parte).

Quais partes estão corretas?

Em um processo de avaliação documental, a distinção entre valores primários e secundários é essencial para a definição do ciclo de vida dos documentos e para decisões arquivísticas estratégicas. Com base no tema, é CORRETO afirmar, sobre esse processo, que:

Na identificação dos documentos, quando ainda estão em uso ou consultados com frequência, mesmo que não se movimente mais entre setores de um órgão, são considerados como:

Em uma prefeitura municipal, após a conclusão da análise de um processo de solicitação de alvará, o documento deixou de ser consultado com frequência, mas ainda precisava permanecer arquivado por um período determinado antes de sua eliminação ou guarda permanente. O servidor responsável providenciou sua transferência para o setor adequado, onde ficaria sob controle até o fim do prazo de retenção.

Considerando essa situação, assinale a alternativa que apresenta corretamente o setor para o qual o documento foi encaminhado.

O setor de RH da ION acumula há mais de 10 anos arquivos físicos de servidores desligados. A falta de espaço já compromete a rotina de trabalho. A diretoria propõe eliminar parte da documentação antiga para liberar espaço, sugerindo que apenas documentos "relevantes" sejam preservados. Respeitando as normas de gestão documental, o procedimento correto adotado pelo setor deve ser:

Cadeia de custódia ininterrupta é o sistema de controle que, estendendo-se por todo o ciclo de vida dos documentos, visa assegurar a autenticidade destes ao longo do tempo.