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Questões de Concurso sobre Ciclo Vital dos Documentos
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O Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná (2019, p. 12) considera o arquivo “como sendo o conjunto de documentos de caráter arquivístico e a instituição arquivística que abriga os documentos”. Assim, o documento de arquivo é todo registro de informação, original, único e autêntico que resulta da acumulação de documentos, produzidos ou recebidos no exercício de suas atividades, em qualquer suporte, analógicos ou digitais, produzidos no exercício de suas competências, funções e atividades por uma pessoa física ou jurídica (MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO PARANÁ, 2019, p. 12). Os documentos passam por um ciclo de vida, conhecido como Ciclo de vida dos documentos. Esses estágios de arquivamento são divididos em três idades, sendo:
A
a do arquivo inicial, a do arquivo médio e a do arquivo final.
B
a do arquivo primário, a do arquivo intermediário e a do arquivo perene.
C
a do arquivo vigente, a do arquivo atual e a do arquivo final.
D
a do arquivo inferior, a do arquivo central e a do arquivo superior.
E
a do arquivo corrente, a do arquivo intermediário ou central e a do arquivo permanente.
Os termos “arquivo de primeira idade”, “arquivo de segunda idade” e “arquivo de terceira idade” correspondem, respectivamente, a
A
arquivo administrativo, arquivo histórico e arquivo removido.
B
arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente.
C
arquivo ativo, arquivo auxiliar e arquivo central.
D
arquivo pessoal, arquivo de família e arquivo definitivo.
E
arquivo municipal, arquivo estadual e arquivo federal.
Ano:
2022
Banca:
Instituto Quadrix - Quadrix
Os arquivos intermediários são aqueles que não devem mais ser consultados com tanta frequência e que aguardam sua destinação final, não possuindo mais valor primário.
C
Certo
E
Errado
Ano:
2022
Banca:
Objetiva Concursos
Assinalar a alternativa que preenche a lacuna abaixo CORRETAMENTE:
A função dos arquivos _____________ decorre de um arquivamento transitório que assegura a preservação dos documentos enquanto aguardam o período correto para arquivamento definitivo ou descarte.
A
correntes
B
intermediários
C
ideográficos
D
especiais
A Teoria das Três Idades classifica os arquivos de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras. De acordo com esta teoria, os arquivos consultados frequentemente são denominados:
A
correntes.
B
intermediários.
C
permanentes.
D
interpostos.
E
perpétuos.
“Quanto à espécie, Heloísa Bellotto, cita que os documentos de arquivo podem ser classificados de algumas maneiras. Esta classificação considera também a literatura correspondente ao campo do Direito Administrativo, o qual também se dedica ao estudo dos atos administrativos”. (Livro: Arquivologia facilitada)
Para Heloísa Bellotto (2004) os documentos arquivísticos, quanto à espécie, podem ser classificados como:
I Atos normativos.
II Atos informativos.
III Atos de assentamento.
IV Atos comprobatórios.
V Atos de Ajuste.
VI Atos de correspondência.
Denotando-se por V as afirmativas verdadeiras e por F as afirmativas falsas, as afirmativas I, II, III, IV, V e VI são, respectivamente:
A
F, F, V, F, F e V.
B
V, F, V, V, V e V.
C
F, V, F, F, V e V.
D
V, V, F, F, V e F.
E
F, V, V, V, F e F.
Constitui um instrumento importante para a gestão de documentos para fins de destinação de documentos ao arquivo permanente:
A
o tesauro.
B
o termo de encerramento.
C
a tabela de temporalidade.
D
o código de classificação.
E
o termo de recolhimento.
O processo que tem por objetivo analisar os documentos de um fundo para o estabelecimento dos prazos de guarda e destinação, conforme os valores atribuídos, é denominado:
A
classificação.
B
gestão de documentos.
C
seleção.
D
avaliação.
E
descarte.
Para que a manutenção assertiva dos arquivos ativos e inativos seja realizada, é importante promover constante e frequente atualização dos arquivos. Nesse sentido, assinale a alternativa que descreve corretamente os tipos de transferências de documentos ou papéis de um arquivo para outro.
A
As transferências periódicas são as mais recomendáveis, porque mantêm em ordem os arquivos ativos.
B
Na transferência periódica, as transferências podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva ou se consulta um documento qualquer.
C
Para a transferência permanente, as transferências são efetuadas em intervalos predeterminados, para os arquivos inativos, dependendo da frequência de uso.
D
Transferências permanentes são transferências realizadas em intervalos irregulares, conforme o planejamento do estabelecimento.
E
A transferência diária é realizada normalmente quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que chega a atrapalhar o bom andamento do serviço.
O arquivo permanente constitui-se de documentos remanescentes da eliminação criteriosa estabelecida pelo quadro de arranjo.
C
Certo
E
Errado
Os documentos escolares podem ser classificados como correntes, intermediários e permanentes. Consideram-se documentos correntes aqueles que:
A
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
B
têm valor histórico e informativo que devem ser definitivamente preservados.
C
têm valor informativo, mas não são mais consultados. constituem objeto de consultas frequentes.
D
não são consultados com frequência, mas têm valor histórico, mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas frequentes.
E
em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas frequentes.
No arquivo corrente, predomina o valor informativo dos documentos.
C
Certo
E
Errado
Este arquivo é destinado à pronta consulta e escrituração e deve conter pastas individuais dos alunos com os seguintes documentos: encaminhamento de matrícula; certidão de nascimento ou casamento; comprovante de escolaridade anterior, se houver; ficha individual; foto 3x4 do aluno; cópia de Identidade e CPF dos responsáveis ou do próprio aluno, se maior de idade; cópia do registro de vacinas (exigido até o 2º ano do Ensino Fundamental); cópia do comprovante de residência; cópia do cartão do bolsa família, quando houver; comprovante de tipo sanguíneo (Lei municipal 7216/14); laudos médicos, se houver; requerimentos diversos e quaisquer outros documentos referentes à vida escolar do aluno, de acordo com as normas do regimento escolar em vigor (relatórios bimestrais, documentos de classificação e reclassificação, entre outros).Trata-se do arquivo denominado arquivo:
A
de movimento.
B
permanente.
C
de escrituração.
D
de envelopamento.
E
de descarte.
Para a organização dos arquivos ativos e inativos, deve-se levar em consideração o valor do documento, valorizando a sua finalidade e tempo de vigência. Baseando-se na classificação dos documentos por seu valor, assinale a alternativa correta.
A
Os documentos são classificados em permanentes-vitais, diários e temporários.
B
Os documentos classificados como permanentes-vitais são aqueles que têm valor de um, dois ou cinco anos.
C
São considerados documentos permanentes: recibos, faturas, notas fiscais, folhetos, correspondência, entre outros.
D
Livros de ata, livro de registro de ações e estatutos podem ser classificados como temporários.
E
Documentos como relatórios anuais, registro de empregados, recibos de impostos e taxas podem ser classificados como permanentes.
Todos os documentos têm um “ciclo de vida” e sua destinação será a guarda permanente ou a eliminação; entretanto, para a eliminação ou descarte (seja de maneira manual ou mecânica) de documentos considerados desnecessários, pode ser feita, imediatamente, quando os documentos:
I- tiverem perdido a validade;
II- tiverem se tornado dispensáveis por norma específica;
III- tiverem sido dispensáveis devido ao vencimento do período de guarda estabelecido;
IV- tiverem caráter permanente;
V- tiverem sido reconstituídos.
Dos itens acima mencionados, estão corretos, apenas:
A
I e II.
B
II, III e IV.
C
III, IV e V.
D
I, II, III e V.
E
II, III, IV e V.
Os documentos que são considerados de caráter permanente e, portanto, não passíveis de descarte, são os seguintes, EXCETO as(os):
A
pastas e documentos individuais dos alunos.
B
atas de conselho de classe .
C
documentos de prestação de contas das unidades executoras.
D
livros de matrículas.
E
atas de resultados finais.
Com base na teoria das três idades da gestão de documentos, analise os itens a seguir e assinale a alternativa que apresenta qual(is) está(ão) CORRETO(S):
I. Os arquivos Intermediários (segunda idade) são documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente devido ao seu valor histórico-cultural.
II. Os arquivos Permanentes (terceira idade) não podem ser eliminados.
III. Os arquivos Correntes (primeira idade) são aqueles em tramitação, que são frequentemente consultados.
A
Apenas I está correto.
B
Apenas I e II estão corretos.
C
Apenas I e III estão corretos.
D
Apenas II e III estão corretos.
E
Todos estão corretos.
A operação de enviar os documentos ao arquivo intermediário é conhecida como transferência.
C
Certo
E
Errado
A comissão de avaliação é um “grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade”.
A avaliação arquivística possui a seguinte função:
A
avaliar os documentos de arquivo com o objetivo único de eliminar os que não possuem valor primário.
B
analisar documentos de arquivo a fim de definir os prazos de guarda dos documentos e a destinação, conforme os valores a eles atribuídos.
C
aplicar o código de classificação e a tabela de temporalidade aos documentos de valor permanente.
D
amparar o processo decisório das instituições arquivísticas na aquisição de arquivos privados.
E
avaliar a relevância dos documentos de valor histórico para a memória nacional.
Tabela de Temporalidade é o instrumento arquivístico, resultante da avaliação documental, aprovada por autoridade competente, que define os prazos de guarda em cada fase e a destinação final dos documentos, se eliminação ou guarda permanente. São vantagens da tabela da temporalidade, EXCETO:
A
propicia melhores condições para a preservação dos documentos de caráter permanente.
B
contribui para o acesso rápido às informações.
C
aumento da ocupação do espaço físico.
D
diminuição com custos operacionais.
E
evita o acúmulo de massas documentais.
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