Questões de Concurso sobre Ciclo Vital dos Documentos

A organização dos documentos segundo seu aspecto formal é chamada de classificação por gênero.

Para identificação das caixas nos arquivos devem ser evitadas as tintas hidrográficas e esferográficas, pois esmaecem com rapidez.

Os arquivos permanentes têm função de assessoria informacional, por isso, além de armazenar documentos produzidos por uma unidade administrativa, devem reunir outros elementos necessários aos processos decisórios da administração, gerados por outros órgãos, como legislação, recortes de imprensa, dados econômicos, sociais, políticos etc.

Os documentos classificados como reservados são automaticamente desclassificados após o período de cinco anos.

Toda empresa tem seus próprios procedimentos administrativos, que têm como finalidade garantir maior eficiência e racionalização do trabalho.

Os arquivos correntes são mantidos nos escritórios ou nos setores que os receberam ou produziram, ou em dependências próximas, de forma a facilitar o seu acesso.

Arquivo de primeira idade ou corrente é constituído de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consultas freqüentes.

Os arquivos correntes são constituídos somente por documentos do gênero escrito, ou textual.

Todo documento, após o período de permanência em um arquivo corrente, pode ser eliminado, transferido a um arquivo intermediário ou recolhido a um arquivo permanente.

A Teoria das Três Idades reparte o ciclo de vida dos documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica em três fases: corrente, intermediária e permanente. Os arquivos correntes são os conjuntos montados nos setores de trabalho, em decorrência das funções e atividades exercidas e das necessidades de mantê-los no local por razões administrativas e técnicas. Esses arquivos são essenciais ao funcionamento cotidiano de quem os acumula. Em uma fase seguinte, os arquivos correntes tornam-se semi-inativos ou passam diretamente à fase de inatividade, isto é, ao arquivo permanente, ou são eliminados.

A tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os documentos de terceira idade.

Os arquivos correntes são formados apenas por correspondências e processos.

É aconselhável que os documentos que demandem consultas freqüentes permaneçam na fase intermediária.

Os documentos classificados como sigilosos permanecerão no arquivo corrente aguardando a desclassificação, quando serão transferidos ao arquivo central.

Cumpridos os prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade para os documentos da fase corrente, aqueles que não forem descartados devem ser recolhidos à fase intermediária.